تخطيط وإدارة الأنشطة التطوعية
– تخطيط وإدارة الأنشطة التطوعية –
- تتمثل القيمة الكلية لعملية تخطيط الأنشطة وإدارتها في تحقيق استدامة الأثر المنتج.
- يعمل تخطيط الأنشطة على تخفيض كلفة وتنفيذ النشاط وبالتالي رفع العائد المتحقق من النشاط.
- تخطيط الأنشطة يرتبط بالبعد قصير إلى متوسط المدى، ويأتي بعد وضع الخطط الاستراتيجية وفهمها.
- تبدأ عملية تخطيط الأنشطة التطوعية بتحسس الاحتياج، الشعور بالاحتياجات التي تتطلب تفعيل الأنشطة لمعالجتها.
- ينتج عن تحسس الاحتياجات، التحديد المسبق للفئة المستهدفة.
- في الأنشطة التطوعية، عملياً تكون الفئة المستهدفة محددة بشكل مسبق، قبل البدأ بالتخطيط، هذا لأن النشاط التطوعي يبدأ بالعمل تجاه الاحتياج الذي يظهر لدى فئة معينة.
- المرحلة الثانية في مسار تخطيط الأنشطة هي المساحة الأكبر والتي يتم فيها الإجابة عن سؤال رئيسي هو: ما الذي يجب أن نفعله الآن؟
- يتم تحديد الإجراءات المرتبطة بالهدف، والإجابة على سؤال: ما هي الإجراءات التي من خلالها يمكن الوصول للهدف.
- يتم تحديد الزمن الخاص بتنفيذ الإجراءات- ربط الإجراءات بجدول زمني محدد.
- التركيز على ما يجب انجازه في الزمن قصير المدى.
- ثم نذهب للإجابة عن سؤال: كيف نقوم بما يجب؟ وتكون الاجابة متمثله بوضع خطة تفصيلية.
- نهاية مسار تخطيط الأنشطة يكون بالوصول لصناعة الأثر المتراكم، مراكمة الإنجازات لتحقيق الرؤية الاستراتيجية.
- الأنشطة هي الإجراءات التي يتم العمل على انجازها في المدى القصير لتحقيق الرؤية الاستراتيجية بعيدة المدى.
- الأنشطة هي مجموعة الإجراءات العملية التي تعمل على تحقيق الأهداف الفرعية.
- الأنشطة هي المادة الأساسية التي يتم من خلالها قياس تراكم الإنجاز.
- الأنشطة هي مجال التطوير والتحسين الذي يؤدي لضمان تحقيق الرؤية (الهدف الاستراتيجي).
- التخطيط الجيد للأنشطة يكون في المدى الزمني القصير من خلال التخطيط المرن للأنشطة.
- التخطيط المرن يقوم على فلسفة التأكد من دراسة أكثر من مسار والوعي بمجموعة البدائل التي تمكن تنفيذ الأنشطة من خلالها، دون المساس بالاستراتيجية.
- ترتبط الأنشطة بتخطيط آلية العمل، وبشكل مُفصَل قدر الإمكان.
- تخطيط آلية العمل يعني وضع مسار للتنفيذ المباشر للمهام المصممة لتحقيق الأهداف النوعية.
- يتم من خلال تخطيط الأنشطة، تخطيط المؤشرات، يما يعني وضع الإطار الذي يتم من خلاله تقييم الإنجاز، معرفة مدى الانجاز المتحقق.
- تشمل عملية تخطيط الأنشطة، على تخطيط المعايير، يعني وضع إطار للحكم على النتائج.
- تخطيط المعايير، يعمل على تفعيل مجال التطوير والتحسين، المؤدي لضمان تحقيق الرؤية الاستراتيجية.
- الأداء الاستراتيجي هو ناتج عضوي عن تفاعل تخطيط المهام وآلية العمل والمؤشرات والمعايير.
- تبدأ عملية التخطيط بمرحلة تكوين الفريق وتعتبر الخطوة الأساسية لتخطيط الأنشطة في العمل التطوعي.
- التخطيط لتكوين الفريق يرتبط بأسلوب تكونيه ومدى ارتباط قدرات الفريق بمتطلبات الوصول للهدف الاستراتيجي.
- تخطيط المهام خطوة مرتبطة بتكوين الفريق، حيث أن المهام يجب أن تنسجم مع قدرات الفريق والعكس أيضاً بالضرورة.
- تخطيط الإجراءات، خطوة أيضا مرتبطة بتكوين الفريق وهذا الجانب يتناول تفصيل الإجراءات المطلوبة في كل مهمة.
- يبنى على تخطيط المهام والاجراءات مرحلة تخطيط القيمة، أي وضع المؤشرات والمعايير المرتبطة بالمهام والإجراءات من جهة، بجانب تخطيط التفاعل مع المستهدفين وقنوات التواصل.
- من الضروري والجيد التخطيط المسبق للتفاعل مع المستهدفين.
- خطط للرسائل والفعل ورد الفعل بالتعامل مع المستهدفين.
- خطط لقنوات التواصل التي سيتم تبنيها في التفاعل ضمن أنشطة التطوع.
- تخطيط الاستدامة، يعني وضع خطة لكيفية المحافظة على استمرارية الأثر الجيد المتحقق.
- تخطيط التكاليف يعني وضع تصور مسبق عن كيفية توفير التكاليف وضبطها.
- تخطيط التكاليف يشمل الكلفة المادية والمعنوية.
- تخطيط العائد على النشاط، يعني وضع الأسس التي سيبني عليها تكوين العائد (القيمة المستدامة) وضمان استمرارها.
- يتم تخطيط الأنشطة على أربع مراحل متتالية متراكمة، تزيد كمية البيانات والأدلة واليقين مع كل مرحلة نتقدم بها بعملية التخطيط.
- البيانات تتمثل بالأرقام والحقائق الكمية والنوعية.
- الأدلة، هي المؤشرات التي تؤكد كفاءة المسار المُتبع.
- اليقين، كلما تقدمنا في مراحل التخطيط يرتفع لدينا مستوى التأكد من إمكانية تحقيق الهدف.
- المرحلة الأولى، تخطيط الإجراءات ترتبط هذه المرحلة بالكشف عن الحاجات ووضع الإجراءات التي تعالجها.
- في مرحلة تخطيط الإجراءات، نضع خطوات عامة، وتمثل المهام الرئيسية بشكل متسلسل، تبدأ بالإعداد مروراً بالتشبيك، وصولاً للتنسيق.
- المرحلة الثانية، تخطيط المهام، يتم بها تفصيل الأنشطة والإجراءات التي يتم من خلالها تنفيذ الخطوات العامة الموضوعة بالمرحلة الأولى.
- يجب أن يظهر في مرحلة آلية العمل، المدى الزمني لكل نشاط بشكل مفصّل.
- المرحلة الثالثة، تخطيط إطار التقييم، ترتبط بوضوع مؤشرات الأداء بكل نشاط بشكل مستقل.
- في مرحلة إطار التقييم، تظهر المؤشرات المستهدفات لكل نشاط، تكون بصيغة كمية بشكل أساسي ونوعية بشكل عام.
- المرحلة الرابعة، تخطيط إطار الحكم على النتائج، ترتبط بمعيار الاستدامة.
- تُظهر مرحلة الحكم على النتائج، الأهداف المرحلة وربطها بالأهداف الاستراتيجية.
- استشعر الحاجة لدى فئة معينة يحتاجون للمساعدة لسد هذه الحاجة.
- الهدف مساعدة هذه الفئة وحل مشكلتهم بشكل مستدام – هذه الرؤية الاستراتيجية.
- اجب عن سؤال ما الذي يجب أن نفعله، من خلال نقاط محددة متسلسلة هذه النقاط ستمثل تخطيط المهام.
- نقاط تخطيط المهام تمثل الأهداف المرحلية.
- قم بتفصيل الاجراءات التي سيتم من خلالها تنفيذ المهام، كل مهمة بشكل منفصل – هنا تكون قد دخلت مباشرة في عملية تخطيط المهام.
- تفصيل الإجراءات يتم ربطه بخطة زمنية – الآن أصبحت البيانات لديك أكبر من خلال اضافة الزمن للخطة، ومستوى اليقين أعلى، وبالتالي أصبح لديك المزيد من الأدلة على قدرتك لانجاز المهام.
- كل إجراء من الإجراءات التفصيلية يحتاج الآن، لوضع مؤشر يتم قياس نجاحك في التقدم به من خلال مقارنة المنجز الفعلي مع المؤشر الموضوع.
- المؤشرات عادة تكون كمية.
- بعد تحديد الإجراءات التفصيلية والمؤشرات عليها، يتم إضافة المعايير على الخطة بمعنى، تحديد النتائج المتوقعة من تنفيذ الإجراء وانجازه، وهذا نطاق الحكم النهائي على الإنجاز.
- بعد الوصول لمرحلة المعايير تكون قد حصلت على كم أكبر من البيانات المرتبطة بتحقيق الهدف الاستراتيجي، ولديك مستوى تأكد (يقين) أعلى، وبالتأكيد أنت الآن قادر بشكل أكبر على تقديم الأدلة على قوة خطتك.
- المرحلة النهائية من عملية التخطيط هي، وضع إطار الاستدامة، ما هي المخرجات التي ستضمن من خلالها استدامة أثرك، بعد تحقيق سد الاحتياج المرحلي.
- انتبه، تحقيق الهدف الاستراتيجي لا يمكن أن يتم دون التخطيط الجيد والفعَال للأنشطة، فهي المادة الأساسية لتحقيق الرؤية الاستراتيجية.
- تخطيط الأنشطة المرن، يحمي الرؤية الاستراتيجية من التغيير أو التعديل، فأنت عند الاهتمام بالأنشطة تعدل عليها وتغيرها، لتحقيق الرؤية الثابته.